仕組み化Q＆A①：仕組み化の定着で注意すべき点は？

【今回のQ＆Aはこちら】＝＝＝＝＝

Q.

仕組み化の定着が難しいのですが、

「完了」の確認、
「自発的に取り組む理由」以外に

考慮すべき項目や
注意すべき点はありますか？

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A.

仕組み化の「定着」部分が課題であれば、次の2点をぜひ、考えてみてください！

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【「定着」のための2つのポイント】

１．仕組みの「意味」を伝える
２．定着するまで「伴走」する

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１．仕組みの「意味」を伝える

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仕組みが浸透しない場合の
一つの理由として、

「“仕組み”に悪いイメージがある」
というものが考えられます。

どうしても
「マニュアル」や「標準化」というと、

「自分の仕事の仕方が縛られる」
というイメージがあるもの。

「やらされ感」を感じてしまうことが
多いものです。

しかし
「マニュアル」や「標準化」というものは

本来、

「現状わかっている中で、
　最良のやり方を示したもの」

であるはず。

この「本来の意義」を伝えていくと、
仕組みを使ってもらいやすくなります。

また、上記の理由か
ら「マニュアル等」を「作る」段階から、

メンバーを巻き込んでいくのが
オススメです。

特に、女性が多い職場であれば、
皆さんが様々な工夫をこらしながら、
仕事の最適化・効率化を図っているはず。

「仕事の最良のやり方を
　整理・整頓しましょう」と

全体に呼びかけて、
皆のノウハウを聞き出しながら、

「マニュアル」や「標準化」を
進めていくと、
良いものができやすいかと思います。

また、一度マニュアル等をつくった後も、
定期期に集まりを持って、

「もっとよくできないか？」を
話し合えるとベストです。

「自分がアイデアを発信できる場」
「アイデアが実際に採用される場」を
つくることで、

メンバーが積極的に
取り組むようになりやすいです。

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２．定着するまで「伴走」する

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「新しいやり方」や
「新しい仕組み」に取り込んでいくには、
やはり時間がかかります。

ここに関しては
「ある程度の時間がかかること」を
予め承知して、

「きちんと仕組みが回りはじめるまで」、
実施をサポートしていくことが必要です。

やはり、仕組みをつくって

「明日からは、これを使ってください」
と言うだけでは、

仕組みを使ってもらえません。

最初はリーダーの手間が
増えてしまいますが、

「きちんと動き出せば、
　きっと楽になる」と考えて、
しっかりと伴走をしていきましょう！

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