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今の仕事をなくすために仕組み化を!行う手順やメリットも解説

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仕組み化

「新しい事業に挑戦したいけど、今の仕事が忙しくて挑戦できない」「別の業務に力をいれたいけど、今の仕事を誰に任せたらいいのかわからない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

新規事業や別の業務に集中するには、今の業務に関わらないようにしたり、業務に充てる時間を減らす必要があります。そのためには「仕組み化」が有効だといえるでしょう。今回は、仕組み化のメリットや行う手順、仕組み化を行うべき業務とそうでない業務について解説します。

また、最後に今すぐにできる仕組み化も紹介しますので、最後まで読んで仕組み化の参考にしてください。

 


仕組み化とは

仕組み化とは
仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。

中小企業の場合だと、優秀な社長または社員の働きによって業績が伸びたり、会社が成長することがあるでしょう。しかし、それは一時的なもので、その優秀な社長や社員が会社をやめることがあれば、業績が落ちてしまいます。

そうならないためにも、いつどこで誰がやっても同じ成果が出る仕組み化が必要なのです。

 


仕組み化のメリット

仕組み化のメリット
次に仕組み化のメリットを紹介します。仕組み化を行うメリットは「属人的にならないこと」「会社が永続すること」の2つがあります。

属人的にならない

仕組み化のメリット1つ目は「属人的にならないこと」です。前述しましたが、仕組み化とは、属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること。属人的にならないことで、誰がやっても同じ結果が出るようになり、安定して業務を行うことができます。

仕組み化を行うことで、新入社員が入ってきたときや社員が入院したなどの不測の事態のときでも、同じ結果をだすことができます。

会社が永続する

仕組み化のメリット2つ目は「会社が永続すること」です。仕組み化を行うことで、優秀な社長や社員が担当していた業務を誰でも行えるようになります。すると、優秀な社長や社員は別の業務に取り組むことが可能に。その業務の仕組み化を行うことで、優秀な社長や社員はまた別の業務に取り組むことができるという良いサイクルが完成するでしょう。

つまり、仕組み化は「優秀な人がいなくても一定の成果を出すようにすること」であり、結果として「優秀な人がいなくても会社が永続する」ようになります。

 


仕組み化を行うべき業務

仕組み化を行うべき業務
業務は大きく分けると「Art」「Routine」「Pattern」の3種類があります。Artとは属人が価値になり、Routineとは誰がやっても同じ、Patternとはいくつかの選択肢から選ぶ業務のことを指します。Artの仕事が約20%、RoutineとPatternの仕事は約80%あり、このうちRoutineとPatternの仕事は仕組み化を行うべき業務にあたります。

一方で属人的な価値が高いArtの仕事を仕組み化してしまうと、その仕事の良さが失われ悪い結果を招く可能性があるため、仕組み化する業務とそうでない業務は見極める必要があります。

また、最も優先すべきものは「社長の業務」の仕組み化です。上記のように社内のRoutineとPatternの業務を仕組み化することも大切。しかし、社長がArtの仕事を行わないことには、会社は成長しにくいといえます。そのため、まずは今行っている社長の業務をどうすれば仕組み化できるのかを考え、実行することがおすすめです。

 


仕組み化を行う手順

仕組み化を行うべき業務
ここまで仕組み化のメリットや仕組み化を行うべき業務について紹介してきました。次は仕組み化を行う手順について紹介します。仕組み化を行うにはまず「仕分け」を行い、次に「仕組み化」最後に「メンテナンスの仕組み化」ができるようにします。

仕分け

仕組み化を行う上でまず最初に行うのは「仕分け」です。これは仕組み化する業務とそうでない業務にわけること。先程も紹介しましたが、まず最初に行うのは「社長の仕事の仕組み化」です。社長がArtの仕事を行えるように仕組み化を行います。

社長の仕事の仕組み化をするときの判断基準は「重要性」「頻度」「緊急性」の3つです。重要性が低く、頻度が多く、緊急性が低い仕事を仕組み化すると良いでしょう。毎日行っている業務を真っ先に仕組み化すべきです。社長のマスト時間を減らすことでArtの仕事を行えるようになり、会社は成長していくでしょう。

仕組み化

次に行うのは仕組み化です。仕分けをした業務のマニュアルやチェックリストなどを作り、誰でも同じ成果が出せるようにします。新入社員やアルバイトが見ても同じ成果が出るように作ることがポイントです。

マニュアルやチェックリストを作成してみて、その業務に携わっていない社員に協力をしてもらいわかりやすいかどうかフィードバックをもらうのも良いでしょう。

メンテナンスの仕組み化

最後に行うのはメンテナンスの仕組み化です。車のメンテナンスをしないと、部品が錆びてしまうのと同じように、構築した仕組みもメンテナンスしないと錆びてしまいます。そうならないために、定期的に見直すための「メンテナンスの仕組み化」が大切になってくるのです。

メンテナンスの仕組み化で大切なのは、現場の声。無印良品ではアクティブなマニュアルが8,600種類もあります。これは無印良品が以下の3つのメンテナンスの仕組み化を行っているからです。

  • 現場から声を吸い上げる仕組み
  • 意見を採用・検討する仕組み
  • マニュアルの更新・周知の仕組み

他にも未来工業株式会社は目安箱を設置して現場の声を聞いています。社員は疑問に思ったことがあれば、目安箱に改善案を投函。1件投函するだけで500円がもらえ、さらには200件だすとその500円とは別に15万円支払われるのです。

採用されない改善案もたくさんありますが、最優秀賞に輝いた改善案では約630万円の利益が生まれたこともあります。

 


今すぐできる仕組み化

今すぐできる仕組み化
ここまでで仕組み化を行う手順について紹介してきましたが、紹介したものを実践し、成果が出るまでは時間がかかります。そこで、今すぐできる仕組み化を紹介。それは「見える化」をすることです。

今行っている業務を付箋に書き出したり、ルーティンをチェックリストにするなど見える化することで、仕組み化を行うことができます。見える化にはマニュアルも良いでしょう。

マニュアルを作成する際は、写真と文字を順番通りに並べて、凝りすぎないようにしてください。マニュアル作成の目的は「仕組み化」をすることであって「きれいなマニュアルを作成する」ことではありません。最低限の情報をマニュアルに記載してわからない部分がでてきたら、追記するのが良いでしょう。

 


仕組み化を行う秘訣

仕組み化を行う秘訣
最後に仕組み化を行う秘訣を紹介します。それは「仕組み化を行わないといけない状況にする」ことです。そのための1つの例として「趣味を作る」ことが挙げられます。この記事を読んでいる方は、仕事を減らしたい・無くしたいと考えているでしょう。

趣味に時間を充てたいと考えると、どうしても仕事の時間を今よりも減らす必要があります。そのためには、業務の仕組み化を行うのが良いでしょう。業務の仕組み化を行うことで仕事に使う時間が減り、趣味に使う時間を増やすことができます。

このように仕事以外に熱中できる趣味を見つけることで、結果的に業務の仕組み化に繋がるかもしれません。趣味を見つけることができたら、この記事を参考に業務の仕組み化を行ってみてください。

 

 


【ライター】
佐藤みちたけ

大分出身のライター。起業のワークショップなどを通じて、学校教育に違和感を覚え、高校を中退。その後上京し、17歳の若さでライターとして生計を立てる。現在では、様々な企業や団体でインタビュー記事の執筆や、Webメディアの運営などを行なっている。


【監修】
野田 拓志
株式会社 ビジネスバンクグループ
経営の12分野ガイド
早稲田大学非常勤講師

大学時代、開発経済・国際金融を専門とし、 その後「ビジネス×途上国支援」を行う力をつけるために一橋大学大学院商学研修科経営学修士コース(HMBA)へ進学。 大学院時代に、ライフネット生命の岩瀬氏や元LINEの森川氏に対して経営戦略の提言を行い、そのアイデアが実際に事業に採用される。 現在は、「社長の学校」プレジデントアカデミーの事業部長として、 各地域の経営者の支援やコンサルティングを行う。2017年4月からは早稲田大学で非常勤講師として「ビジネス・アイデア・デザイン(BID)」を行う。


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